バラバラだった販促物の予算、実績情報をGo Worksで統合。販促費用全体を可視化し、適切な予算行使が可能に。入力、レポーティングの工数も50%削減。

日立建機株式会社 様

営業本部 セールスサポートメディア部

写真左より
主任　前野 雄一 氏
主任　鶴見 小鈴 氏
部長代理　鈴木 章生 氏

日立建機株式会社様のご紹介

油圧ショベルをはじめとした建設機械から、環境製品やリサイクルシステムなど幅広い製品の製造・販売・レンタル、アフターサービスを提供する総合建設機械メーカー。海外市場での売上が約8割を占めるグローバルカンパニー。

インタビュイーのご紹介

日本のみならずグローバル向けの、製品カタログ・プロモーション動画・営業資料などの企画・制作、予実算管理を一手に担うセールスサポートメディア部。magonoteサービスのユーザー様でもあり、弊社スペシャリスト2名が常駐しながら、日々の制作や印刷業務を代行させて頂いております。
magonoteサービスに加え、業務効率化施策の一環として、GoWorksを導入いただいております。長きにわたりマネージャーとご担当者様の負担になっていた、販促物の案件管理業務をシステム化することにより、大幅な工数低減に成功しました。

課題と目的

導入前にお困りだったこと

・販促物の予実算管理と工程管理に2つのエクセルが存在していたため、入力作業に時間が掛かっていた。
・入力忘れや、入力内容の未統一が発生し、正しい数値の集計業務が困難になっていた。
・予算と実績の進捗状況把握や部員のかかえている業務量のリアルタイム把握が困難だった。

導入した目的

・部内で扱う販促物の予実算管理と工程管理の一本化

Go Works導入前に抱えていた問題

鈴木氏
これまで、業務と費用を2つのエクセルで管理していたのですが、管理者としては、数字や各案件の進捗情報の把握が困難なことが一番の問題点でした。
予算をどの程度使用しているのかを把握するため、毎月レポートを作成していますが、入力内容が統一されておらず、ルールが曖昧で正しい数字を確認するのがまず大変でした。資料作成に最低でも2日くらいかかっていたと思います。大きな予算を管理している部署で、これは非常に大きな課題でした。

鶴見氏
エクセル管理だと、担当者によって半角全角入力が統一されておらず、ソートやフィルターを上手くかけることもできませんでした。
案件内容や納期も、担当者が個々に管理していたので、マネージャーは部員の業務実態を把握しづらい状況だったと思います。
他にも案件によっては予算外申請や他部門への予算振替の申請処理が必要で、都度、各担当者がルールなくエクセルに記載していたので、全体として何にどれくらい費用が掛かっているかがすぐに把握できない状態でした。

鈴木氏
エクセルには連綿と受け継がれているマクロも装備されていました。

鶴見氏
製作依頼書や見積依頼書はエクセルに組まれたマクロから出力が可能でしたが、誤動作も多いため、その都度作り直していました。

前野氏
もともと予実算管理のエクセルは無かったのですが、他部門の予算もセールスサポートメディア部で管理が必要となり、2つのエクセルを使用した管理体制となっていました。

Go Works導入の決め手

鈴木氏
弊社の管理状況を常駐してくれているスペシャリストに相談したところ、システムへ切り替えた方がいいのではないか？と紹介されたのがGo Worksです。

鶴見氏
magonoteのスペシャリストとして井上さんが常駐してくださり、業務課題を把握してくださっていたので相談がしやすかったのは大きいです。

Go Worksの活用方法 / 活用して変わったこと

鈴木氏
まず数字の整理・レポート作成時間が短縮されました。レポートの自動出力が可能になり、2日掛かっていた作業が2時間くらいで終わるようなったと思います。
それ以外だと、各担当者の抱えている業務状況が見えるようになったことです。これまで把握できていなかった状況が可視化され、各担当者とのコミュニケーションも取りやすくなりました。

前野氏
入力工数も低減され、算出される数字も正確になりました。GoWorks導入前は入力回数が３回でしたが、導入後は入力が1度で済む、これは非常に大きいです。

鶴見氏
システムなので複数名同時アクセスも可能ですし、担当案件の全体予算やその消化率を把握することも容易になりました。入力内容がルール化された点も良かったと思います。スペシャリストが常駐しているので、システム的なトラブルがある際はすぐに確認してもらえるのも非常に助かります。

Go Worksへの期待

鈴木氏
セールスサポートメディア部以外にも社内の販促物・広報関係を扱っている部門があり、他部門含めてGo Worksに統一できればという目標があります。

弊社への要望・期待

鶴見氏
今後Go worksを活用することで、コニカミノルタマーケティングサービス様のアドバイスを頂きながら、地域・部門を越えて顧客に効果的に響く、最適な販促費のベースラインを導き出せたらと考えます。